企业申请AEO海关认证时容易出现的问题会有以下几种:
1. 企业管理者或负责人对AEO认证认识不够全面,认为因其由海关认证,所以仅涉及关务部门,而在实际申请时得不到生产、财务、人力、行政等其他部门的配合。
由于企业在进行认证申请时需要按照《海关认证企业标准》向海关提交自我评估报告以及相关证明材料,此类证明材料涉及财务审计报告、来访登记记录、员工清单、组织架构图、系统使用手册,财务数据和报表,HR管理内容,企业内审制度记录,库房管理,订单追踪等文件,但由关务部门准备无法做到全面完整;此外,如若海关初步审查企业递交材料并且通过的,还会组织对企业进行实地认证,此时如果其他业务部门并不了解AEO的具体内容或目的,或对此前关务部门递交的材料不甚了解,可能遭致海关的质疑,对企业申请获得AEO造成不利影响。
2. 梳理进出口流程时常常遇到的问题
企业的进出口活动是海关审查企业认证申请的重要方面,在审查过程中,海关最关注的两个关键在于程序的合规性和数据的准确性,该两个因素一方面需要企业内部程序各个环节严谨合规,经得起推敲,另一方面则需要企业向海关提供的数据准确、来源可靠、渠道可追溯。
在帮助企业评估时发现,许多企业在进出口环节缺少作业指导书等流程控制文件,关务部门往往与其他业务部门沟通较少,在企业内部仅起到报关通关的作用,企业进行内审等相关审查时也鲜有涉及进出口业务。然而,关务部门作为连接境外客户、供应商与企业之间的纽带,会涉及供应链的计划、采购、生产乃至仓储等环节,其操作的规范性对于企业至关重要。例如,涉及加工贸易手册核销环节时,核销期末库存数据选取节点在哪里、盘盈盘亏与内销补税的先后顺序、研发部门设计的产品BOM,与生产环节中BOM的变化,以及海关备案BOM变更等等问题,都是企业容易出现操作不规范且容易受到海关质疑之处。
3. 正确的理解法律法规
守法合规可谓是企业存续经营的基础,但我们在评估中,往往发现企业对于员工在法律法规的培训中,主要针对的是商业贿赂、合同风险防范等内容,而对于国际贸易、国际运输、海关、商检等法律规定不慎重视,甚至是具体的报关、报检员工,对于法律规范的报关、报检要求也存在一知半解的情况,或者对于已经修订更新的法律法规没有及时学习,导致进行具体操作时仍按照不规范的做法、旧的做法,或是习惯做法,无形中增加了企业以及相关负责人的风险负担。
4. 认证并非一劳永逸
需要提请企业注意的是,根据《海关企业信用管理暂行办法》的规定,AEO企业认证实施动态调整制度,海关对高级认证企业每3年重新认证一次,对一般认证企业不定期重新认证。虽然获得AEO认证会给企业带来查验通关的便利,但一旦发现企业存在不合规或违法的情形,海关对企业的惩治也将十分严厉。如果企业被海关认定为失信企业,其所面临的将是较高进出口货物查验率、进出口货物单证重点审核、加工贸易等环节实施重点监管等措施。因此,无论企业在AEO认证前或者认证后,都应时刻规范自己的业务操作,定期对企业进行内部与外部的合规性审查,以便及时发现问题,进行相应改正。
AEO认证,既是企业在国际上的资质认证和认可,也是企业规范内部工作流程和经营合规的一种方法。所以建议企业可以通盘考虑,通过规范自身运营,达到经营合规和国际认证双重收获。