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Case TS16949认证
编制:深圳创思维验厂技术培训组
浏览次数: 251
日期: 2017-04-08

合同与订单评审管理程序

 合同与订单评审管理程序

 

日期

版本

修订内容

制作人

审核

批准

2015.01.08

A0

新版发行

邓燕华



1 目的

确保合同顺利履行和顾客满意

2 适用范围

适用于销售合同签定前对顾客与产品有关的要求的确定和评审。

3 职责

3.1 市场部是本程序的责任部门

3.1.1 负责顾客要求的识别;

3.1.2 负责与顾客有关的产品要求的确定和评审;

3.1.3 负责顾客提供财产的接收、转发,对顾客提供软件的保管、维护;

3.1.4 负责建立与顾客联系的渠道,对信息的传递、反馈和联络;

3.1.5 负责产品报关、运输、交付等工作。

3.2 其他部门负责协助市场部完成产品要求的评审,确保完成与本部门有关的任务。

3.3 仓库负责顾客提供财产的存储和保管。

4 措施和方法

4.1 与产品有关的要求的确定,要求包含以下几方面:

4.1.1 由市场部与顾客洽谈,了解顾客对产品的有关要求,包括产品质量要求、材料要求、工艺要求、包装要求、交付时间要求、服务要求、可能的质量管理体系要求、以及其他要求如付款方式、商标要求等;

4.1.2 顾客没明确提出,但作为五金件隐含的要求;

4.1.3 相关的法律法规的要求;

4.1.4 企业自身提出的要求

4.1.5 市场部应识别顾客特殊要求及产品特殊特性、过程特殊特性等相关要求并传达给技术部门进行评审。

4.1.6 与顾客有关的产品要求应形成记录

4.2 与产品有关的要求的评审

4.2.1 评审要求

在接受合同、订单之前,应对与顾客有关的产品要求及要求进行评审,评审内容包括品质能力、交期能力、技术能力及产品制造可行性(重点考虑大批量生产产能、良率情况);当业务不能确定品质能力、交期能力或技术能力时,市场部会同质检部、生产部评审;同时,对于特殊的订单(如:客户有特殊要求时)需经总经理加批;若订单评审不通过则由业务同顾客继续洽谈

4.2.1.1 与顾客有关的产品要求是否得到规定;如为口头订单,则业务员应记录顾客要求,在合同评审前应交由市场部负责人确认,必要时由总经理确认。

4.2.1.2 与顾客要求不一致的内容是否已经协商已取得统一意见。

4.2.1.3 公司有能力满足与顾客有关的产品要求。

4.2.1.4对于量产的成熟产品,由市场部调查确认是否有足够的库存,若完全满足顾客要求,则直接通知生产部安排出货即可,无需做订单评审。

4.2.2 评审职责

4.2.2.1 市场部负责主持合同评审。其中生产部负责评审人力需求生产计划资材部负责评审物料准备运输能力、交付进度要求;技术部负责评审技术能力、工艺要求;质检部负责评审品质能力;其他要求由市场部组织相关部门进行评审,并作出是否可接单的结论交总经理批准。以上评审内容记录于合同评审记录表中。

4.2.2.2 评审中如出现与顾客的要求不一致,则由市场部负责与顾客进一步沟通,或重新评审或采取其它措施以确保能满足的要求与顾客相关的要求相一致。与顾客沟通或采取其它措施的内容应给予记录,或记录于评审记录表中,或记录于以后所签订的合同中。

4.3 合同的签订

在确保与顾客的要求一致并有能力满足要求,且评审意见得到总经理的批准后,市场部方可与顾客签订合同。合同的内容除针对要求写明双方的责任和权利外,还应确保合同条款满足《合同法》要求,确保合同符合相关法律法规。

4.4 合同、订单资料管理

4.4.1 本公司的合同、订单、样品单、往返传真等均按不同客户分类建立档案管理,根据每周的订单总表汇总,存入电脑档案。对所有的合同订单,市场部应跟踪管理,了解合同执行和预期交货情况,并保持与顾客的联络,确保合同的履行,提高顾客的满意程度。

4.4.2 定期对所有文件进行整理,根据对合同订单的履行情况、记录于合同履行情况记录中,对顾客再次下订单的情况和可能性应进行分析,提供给总经理参考。

4.5 合同、订单的更改

4.5.1 在合同履行过程中,如双方因各种原因需对合同条款进行更改,则双方必须建立在重新洽谈直至意见统一并重新书面确认的基础上必要时,市场部应对更改内容重新按4.2.2条款评审并形成记录。

4.5.2 当合同、订单更改后,市场部应立即对相关文件修改,并将更改内容以书面形式及时通知各相关部门,确保合同、订单的正确履行。

4.6 与顾客有关过程中形成的所有记录由市场部按《记录管制程序》保管。

4.7 合同履行

4.7.1 将签订的订单、合同等资料交生产部安排生产,同时业务人员应跟踪合同完成的全过程,了解合同执行情况和预期交货情况,并记录在合同履行情况中。如生产交期延误,生产部必须在出货前2日内通知市场部,以便做好联络工作。

4.7.2 业务按生产进度进行产品出货准备工作,并向生产部、仓库发出联络单。

4.7.3 仓库根据联络单安排成品仓出货

4.7.4 对于客户需要样品的,市场部接到客户样品需求通知后,经过评审再转达到生产部,由生产部及时组织进行样品的制作,做好的样品经品管检验合格后,再由市场部转交给客户

5 参考文件

5.1 CS-QP-02 记录管制程序

6 记录表单    

6.1 RF-MKT-001报价单  

6.2 RF-MKT-002订单评审记录表

 

 

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